הוראות מס הכנסה, ניהול פנקסי חשבונות, קובעות כיצד ינהלו בעלי עסקים את הרישום החשבונאי של הכנסות, הוצאות, ביצוע עבודות ורישום כספים.
הוראות ניהול הספרים נועדו לאפשר הן למפקחי מס הכנסה והן ליועצי המס ו/או רו"ח, הסתכלות יעילה וביקורת נכונה על הדוחות השנתיים.
במקרה של הפרת ההוראות, רשאית רשות המסים להחליט על "פסילת ספרים", ולהוציא לעסק שומה לפי מיטב השפיטה, כלומר, לחייבו במס לא בהתאם להכנסה בפועל אלא בהתבסס על הערכות וסטטיסטיקה ענפית.
הוראות ניהול פנקסי חשבונות מכילות שלושה פרקים עיקריים:
פרק א'- הוראות כלליות המחייבות את כל בעלי העסקים.
פרק ב'- תיעוד. אופן רישום תקני לחשבוניות, קבלות, תעודות משלוח וכו'.
פרק ג'- ספרי החשבונות. הסבר על הסוגים השונים של ספרי חשבונות. אין חובה לנהל את כל סוגי הספרים המוזכרים, אלא את אלה המוזכרים בתוספת הרלוונטית לעסק. (ראה הסבר בהמשך)
כללים עיקריים באופן רישום תיעוד מתוך פרק ב' להוראות:
קבלה:
שובר קבלה יערך לכל תקבול בנפרד, ימוספר בסדר רץ והעתק ממנו יימסר למשלם.
הקבלה תכלול-
1. שם הנישום ומספר העוסק.
2. תאריך.
3. שם המשלם וכתובתו אלא אם ידועה לנישום/עוסק. (במכירות קמעונאיות במזומן אין חובה לציין את שם המשלם וכתובתו).
4. סכום התקבול, ואם התקבל בשיק- את פרטי השיק.
5. מהות התקבול.
6. חתימת המקבל.
ספר פדיון יומי:
ספר פדיון יומי יהיה ספר כרוך ויכלול:
1. שם הנישום/העוסק.
2. תאריך בתחילת כל יום.
3. סכום כל תקבול בנפרד אלא אם נרשם בשובר קבלה/חשבונית או ישירות בספר קופה או בספר תקבולים תשלומים במועד בו היה חייב רישום בספר פדיון יומי. אם התקבל בשיק- את פרטי השיק.
4. סיכום בדיו כל התקבולים ייעשה בכל סוף יום או למחרת בבוקר.
סרט קופה רושמת:
סרט קופה רושמת יכלול רישום בנפרד של כל תקבול שנתקבל תמורת מכר/שירות תוך הפרדה בין התקבולים בעבור השירותים לבין התקבולים בעבור המכירות.
אין חובה שסרט קופה רושמת יכלול סכומים אשר קבלתם נרשמה בשובר קבלה במועדים בהם היו חייבים רישום בסרט קופה רושמת.
עם הסיכום היומי של סרט קופה רושמת, ייערך רישום וציון פרטי שיקים שהתקבלו.
תעודות משלוח:
יש להפיק תעודת משלוח בכל יציאת פריטי מלאי מבית העסק, גם אם טרם נמכרו, אלא אם הופקה חשבונית/חשבונית עסקה במועד יציאת הסחורה.
תעודות משלוח בגין סחורה שטרם נמכרה ימוספרו ברצף נפרד.
התעודות יכללו את שם הנישום/העוסק, מס' עוסק, תאריך המשלוח, שם הלקוח ומענו, תיאור הפריט והכמות. אין חובה לציין מחיר ויש לחתום על גבי התעודה.
חשבונית:
חשבונית תיערך לכל מכירה או מתן שירות בנפרד, או למספר מכירות לאותו לקוח ותכלול:
1. שם הנישום, כתובתו ומס' העוסק.
2. תאריך
3. מספר תעודת המשלוח ותאריכה, אלא אם החשבונית נערכה בשלב המשלוח ולא יצאה תעודת משלוח.
4. שם הלקוח וכתובתו. למעט מקרים של מכירות קמעוניות במזומן אלא אם כן על המכירה חל מע"מ בשיעור אפס או שהמכירה פטורה מהמס האמור.
5. תיאור הפריט שנמכר או השירות שניתן.
6. יחידת המדידה של כמות הפריטים לדוגמא יחידת מוצר או ק"ג.
7. הכמות שנמכרה ומחיר ליחידה.
8. סה"כ מחיר לפני מע"מ, סכום המע"מ וסה"כ המחיר כולל מע"מ.
במידה ויצאה חשבונית לגבי מכירה שקבלת תמורתה נרשמה בסרט קופה רושמת, יצוין בחשבונית מספר הפעולה של סרט קופה רושמת בגין אותו תקבול.
הודעת זיכוי:
הודעת זיכוי תכלול:
1. שם הנישום, כתובתו ומס' העוסק.
2. תאריך.
3. שם הלקוח.
4. מספרי ותאריכי החשבוניות בגינן ניתן זיכוי.
5. הסיבה למתן הזיכוי.
6. סכום הזיכוי לפני מע"מ.
7. סכום המע"מ.
8. סכום הזיכוי כולל מע"מ. .
9. חתימת הנישום/העוסק.
ספרי החשבונות העיקריים מתוך פרק ג' להוראות:
ספר תקבולים תשלומים:
ספר תקבולים תשלומים יהיה ספר כרוך ויירשמו בו כל תקבול וכל תשלום הנוגעים להכנסות והוצאות העסק, בציון התיעוד והתאריך.
משרדנו מנהל ללקוחותיו ספר תקבולים תשלומים.
ספר תנועת מלאי:
ספר תנועת מלאי ינוהל לפי סוגי הטובין, יכלול את התאריך, ציון התיעוד, ביחידה שלפיה נמדדת הכמות והכמות ויירשמו בו:
1. כמות הטובין בתחילת השנה.
2. כל כניסת טובין אל העסק.
3. כל יציאת טובין מהעסק.
4. פעולות תיאום בציון הסבר.
5. כמות הטובין בסוף שנה.
ספר הזמנות:
ספר הזמנות יהיה ספר כרוך ויירשמו בו:
1. מספר סידורי של ההזמנה.
2. תאריך קבלת ההזמנה.
3. שם המזמין וכתובתו.
4. תיאור הטובין או השירות שהוזמנו.
תוספות להוראות ניהול ספרים:
הוראות ניהול ספרים כוללות תוספות המפרטות מהם הספרים והמסמכים שעל הנישום/עוסק לנהל, בהתאם לסוג העסק.
כל תוספת מכילה קריטריונים שונים שעמידה בהם/בחלקם, מחייבת את בעל העסק לנהל את פעילותו על פיה.
כל סוג עסק חייב בתוספת אחת לפחות אם כי ייתכן כי בעל עסק יחויב לנהל את ספריו לפי יותר מתוספת אחת.
סוגי עסקים שאינם מוזכרים ספציפית באף אחת מהתוספות, ינהלו את ספריהם לפי תוספת י"א (נותני שירותים ואחרים).
עוסק פטור אינו חייב בניהול כל הספרים המוזכרים בתוספת המתאימה לו, ויכול להסתפק בשניים בלבד: שוברי קבלות או ספר פדיון יומי, ותיק תיעוד חוץ.
פירוט התוספות:
תוספת א': ניהול פנקסי חשבונות ע"י יצרנים
תוספת ב': ניהול פנקסי חשבונות ע"י סיטונאים
תוספת ג': ניהול פנקסי חשבונות ע"י קמעונאים
תוספת ד': ניהול פנקסי חשבונות ע"י קבלנים
תוספת ה': ניהול פנקסי חשבונות ע"י בעלי מקצועות חופשיים
תוספת ו': ניהול פנקסי חשבונות ע"י רופאים
תוספת ז': ניהול פנקסי חשבונות ע"י בעלי בית ספר לנהיגה
תוספת ח': ניהול פנקסי חשבונות ע"י בעלי בתי ספר
תוספת ט': ניהול פנקסי חשבונות ע"י סוחרי ומתווכי מקרקעין
תוספת י': ניהול פנקסי חשבונות ע"י סוחרי רכב ומתווכי רכב
תוספת י"א': ניהול פנקסי חשבונות ע"י נותני שירותים ואחרים
תוספת י"ב': ניהול פנקסי חשבונות בידי חקלאים
תוספת י"ג': בוטלה
תוספת י"ד': ניהול פנקסי חשבונות ע"י בעלי תחנות דלק
תוספת ט"ז': ניהול פנקסי חשבונות ע"י יהלומנים